CoolPlay encaisse les inscriptions par carte, tient les listes à jour toutes seules, et met les renseignements essentiels dans la main de l'animateur. Du club d'échecs au tournoi interscolaire.
Du plus lourd au plus léger, dans l'ordre où ils font mal.
Une caisse dans un tiroir, un virement de 85 $ qu'il faut rattacher au bon enfant, un dépôt à porter. Pour de l'argent public, la trace est mince.
Avec CoolPlay : le paiement se fait par carte à l'inscription. Chaque somme a sa facture, son payeur et sa date.
Formulaires photocopiés, écritures illisibles, tableur retapé le soir.
Avec CoolPlay : les parents remplissent une seule fois, du cellulaire. La liste est à jour à la seconde.
Le numéro d'un parent, une consigne particulière, savoir qui est présent au gymnase à 16 h.
Avec CoolPlay : tout est sur la fiche de l'élève, et la liste s'imprime pour la planchette quand le réseau lâche.
Un courriel parti de la boîte personnelle d'un enseignant, une liste d'envoi jamais à jour, et trois parents qui se présentent à un gymnase fermé.
Avec CoolPlay : vous écrivez à une activité, pas à une liste. Courriel, message dans l'application ou texto, selon l'urgence.
Elle part en congé et plus personne ne sait où sont les listes ni qui a payé.
Avec CoolPlay : rien ne dort dans une tête. La relève ouvre la session suivante en quelques minutes.
Le paiement se fait par carte au moment de l'inscription. Vous savez en tout temps qui a payé, qui doit encore, et vous n'avez plus à courir après personne — ni à justifier une caisse à la fin de l'année.
Créez vos activités de session — mini-basket du lundi, échecs, robotique, danse — chacune avec son prix, son horaire, son local et son nombre de places. Les parents s'inscrivent du cellulaire, sans installer d'application, et la liste se tient à jour toute seule.
Chaque activité a ses séances récurrentes et son local. L'animateur ouvre son téléphone et coche les présents ; l'école voit tout de suite les feuilles qui manquent. Et quand il faut agir vite, l'information est sous les yeux de la bonne personne.
Une séance annulée à 14 h, un gymnase fermé, un rappel de paiement : ce ne sont pas les mêmes messages, et ils ne passent pas par le même chemin. Vous choisissez l'activité, puis les canaux — le reste se construit tout seul à partir des inscriptions.
Les renseignements d'un élève n'ont plus à circuler en pièce jointe. Ils vivent à un seul endroit, et c'est l'école qui décide qui y accède — pas la copie du fichier qui traîne dans une boîte de courriel.
Un courriel sera envoyé avec un lien pour rejoindre l'école.
Un lien reçu par courriel, et le parent est chez lui : son solde, ses factures, ses enfants, leurs inscriptions, les documents à fournir. Aucun mot de passe à retenir, aucune application à installer — ça s'ouvre dans le navigateur du téléphone.
Dans une école, ce qui bloque n'est presque jamais la fonctionnalité. C'est la protection des renseignements des élèves, le budget à faire approuver, et le projet informatique que personne n'a le temps de mener. CoolPlay est construit pour qu'aucun des trois ne se pose.
Les points qu'un centre de services vérifie avant d'autoriser un outil.
Nom, prix, horaire, local, nombre de places, questions à poser aux parents. Un modèle réutilisable d'une session à l'autre : la session d'hiver se monte en quelques minutes.
Dans l'infolettre de l'école, sur le site, ou par code QR sur l'affiche du babillard. Les parents voient les activités, les places restantes et les prix.
En quelques minutes, du cellulaire, pour un ou plusieurs enfants. Le groupe se ferme tout seul quand il est plein et les suivants passent en liste d'attente. Le secrétariat n'a rien à saisir.
Les animateurs prennent les présences, vous écrivez au groupe quand une séance est annulée. En fin d'année, une page rassemble les reçus fiscaux de toutes les familles : vous vérifiez, vous émettez, ils partent.
Un courriel ou un texto à une activité, à une équipe ou à toute l'école. Séance annulée à 14 h pour cause de tempête : le message part en deux clics.
Les parents reçoivent les avis importants par notification, voient l'horaire de leur enfant et leurs paiements. Les animateurs y prennent les présences.
Demandez une autorisation parentale, une preuve d'assurance ou un certificat médical à l'inscription, et voyez d'un coup d'œil ce qui manque.
Séances, matchs et sorties s'abonnent dans Google, Outlook ou Apple. Un changement d'horaire se propage sans qu'on ait à réécrire à personne.
Chaque école garde son espace, ses activités et ses paiements, et vous passez de l'une à l'autre avec le même compte.
Listes de participants, présences et paiements s'exportent en tableur quand le centre de services scolaire ou le conseil d'établissement demande un rapport.
C'est possible aussi. Vous pouvez ouvrir une activité sans paiement en ligne : l'inscription, les places, les présences et les listes fonctionnent pareil, et vous facturez comme vous le faites déjà.
Les renseignements vivent à un seul endroit plutôt que dans des copies de tableur. Chiffrement en transit, et accès limités selon le rôle : un animateur ne voit que ses groupes, un responsable que son activité, et un intervenant peut être restreint à des activités précises. La direction et le secrétariat décident qui accède à quoi. Vos données restent les vôtres et s'exportent en tout temps.
Oui, et sans que la famille ait à le demander devant les autres. Un code de rabais peut réduire le prix ou l'annuler complètement ; vous pouvez aussi prévoir un rabais fratrie ou un tarif hâtif qui change tout seul à la date prévue.
Non. L'inscription se fait dans le navigateur, à partir d'un lien ou d'un code QR. Ils reçoivent ensuite un lien d'accès à leur portail par courriel, sans mot de passe à retenir. L'application mobile est offerte, mais facultative.
Oui, par fichier CSV — la liste des familles et des enfants s'importe d'un coup, avec les courriels des parents. Nous ne nous branchons pas directement sur Mozaïk, GPI ou un autre système de gestion scolaire : il faut en sortir un export.
Oui. Les essais, les équipes, le calendrier des matchs, les feuilles de match, le pointage en direct et les classements font partie de la même plateforme. Vos activités parascolaires et vos équipes vivent au même endroit.
Non. À la création du compte, vous choisissez « École ou parascolaire » : l'application dit alors élève, groupe, responsable et année scolaire, autant à l'écran que dans les courriels aux parents. Les sections propres au sport de compétition se retirent du menu. Vous pouvez changer d'avis en tout temps dans les réglages.
Vous pouvez commencer gratuitement et n'ouvrir les paiements que si vous en avez besoin. Les forfaits et les frais par transaction sont détaillés sur la page des tarifs.
Créez votre compte gratuitement, ou réservez une démo : on monte vos activités parascolaires avec vous.