Dépenses & paie — Remboursements et feuilles de temps

Remboursements

L'entraîneur ne calcule plus rien lui-même

Il choisit une catégorie, entre son point de départ et son arrivée, et le kilomètre se calcule tout seul — au taux du club, aller-retour, ajusté au covoiturage. Plus de « 175 km à 0,52 $, ça fait combien déjà ? » griffonné au dos d'un reçu.

Distance calculée depuis les adresses, avec un plafond de km par catégorie
Covoiturage : le montant baisse selon le nombre de passagers
Hébergement au tarif par nuitée, repas et matériel au montant réel
Reçu photographié et joint à la ligne, exigé seulement où vous l'exigez

Nouvelle demande de remboursement

Catégorie

Kilométrage⌄

DépartRepentigny ArrivéeSherbrooke

Distance aller-retour (km)175 Calculer

CovoiturageConducteur · 1 passager

Taux : 0,55 $/km · l'aller-retour retient la distance la plus courte depuis ton adresse ou le club.

= 96,25 $

+ Ajouter une ligne

Total de la demande : 139,05 $ Soumettre

Mes demandes

Formation PNCE niveau 2
24 juillet · 2 lignes 251,00 $
En attente

Frais d'inscription · 185,00 $ Kilométrage · 66,00 $

Championnat provincial
6 juillet · 2 lignes 427,50 $
Approuvée Payée

Hébergement · 290,00 $ Kilométrage · 137,50 $

Pré-approbations

Tournoi de Québec · 11 août En attente

Kilométrage · 137,50 $ Hébergement · 290,00 $

Pré-approbations

Faites approuver la dépense avant de l'engager

Un entraîneur peut demander l'accord du club avant de réserver l'hôtel. Le trésorier approuve, ajuste ou refuse chaque ligne — et la demande de remboursement se remplit ensuite à partir de ce qui a été accordé.

Rattachée à un événement : tournoi, formation, autre — avec date et lieu
Approbation ligne par ligne, avec un montant accordé qui peut différer
Option « pré-approbation obligatoire » si vous voulez fermer la porte aux surprises
L'entraîneur voit son état sans avoir à relancer personne

Approbation & paiement

Approuvez, ajustez, payez — sans quitter la page

Toutes les demandes dans une file, avec le détail de chaque ligne : le trajet, le nombre de km, le covoiturage, le reçu en vignette. Vous corrigez un montant, vous écrivez une note, vous approuvez. Ou vous en approuvez douze d'un coup.

Montant accordé modifiable par ligne, avec un commentaire au demandeur
Sélection multiple : approuver en lot, marquer payé en lot
Totaux accordés par catégorie et classement des demandeurs
Export CSV pour votre comptable, et archivage plutôt que suppression

Montants accordés

Kilométrage137,50 $ Hébergement290,00 $ Matériel418,60 $ Total846,10 $

Toutes En attente (2) Approuvées Payées

Marc Lapointe — Tournoi de Sherbrooke
27 juillet · 2 lignes 139,05 $
En attente

Kilométrage · demandé 96,25 $
Repentigny → Sherbrooke · 175 km · conducteur, 1 passager 96,25

Repas · demandé 42,80 $
Souper d'équipe (2 entraîneurs) 42,80

Approuver Refuser

U13-1 · Budget 2026-27
Enveloppe allouée par le club

Alloué5 000 $ Engagé1 240 $ Dépensé2 890 $ Reste870 $

83 % de l'enveloppe engagée

Le coach et le club sont prévenus dès 80 % — avant le dépassement, pas après.

Hébergement — Tournoi de Québec
Reçu photo joint · imputée à U13-1290,00 $

Pré-approbation — Championnat
Engage le budget avant l'achat450,00 $
Engagée

Budgets d'équipe

Une enveloppe par équipe, suivie en direct

Le club alloue une enveloppe à chaque équipe, et le coach voit en tout temps où elle en est : alloué, engagé, dépensé, reste. Chaque dépense s'impute à son équipe, et une alerte prévient dès que 80 % de l'enveloppe est engagée.

Alloué / engagé / dépensé / reste, recalculés à chaque dépense
Chaque dépense imputée à son équipe, reçu photographié à l'appui
Les pré-approbations engagent le budget avant l'achat — le « reste » dit la vérité
Alerte à 80 % de l'enveloppe, au coach comme au club

Contributions des parents

Les tournois s'ajoutent, chaque famille reçoit sa facture

Quand l'équipe ajoute des tournois, le coach autorisé crée une demande de paiement : chaque famille de l'équipe reçoit une facture payable dans l'application, avec une raison écrite noir sur blanc. Et le relevé de budget se partage aux familles en un geste — fini les parents dans le noir.

Une demande, une facture par famille de l'équipe — payable dans l'app
La raison est écrite sur la facture : « Contribution — Tournoi de Québec »
Les paiements reçus créditent l'enveloppe de l'équipe automatiquement
Relevé de budget partageable aux familles en un geste

Demande de paiement
Contribution — Tournoi de Québec · U13-1 12 familles · 60,00 $ chacune

Famille FortinPayée

Famille CôtéPayée

Famille GagnéEn attente

Relevé de budget U13-1
Alloué, dépensé, reste — lisible par les familles Partager

Saisir au nom de : Moi-même ⌄

P14 · 13 au 26 juillet 2026 ⌄ Soumise

Total13 h 30 Semaine 17 h 30 Semaine 26 h Tournois1 j 6 entrées

DateDétailHeures

13 juil.18:00–20:30 · Entraînement U13-12 h 30

15 juil.18:00–21:003 h

18 juil.Journée de tournoi forfait—

20 juil.18:00–20:302 h 30

Feuilles de temps

Vos employés déclarent leurs heures en 30 secondes

Une quinzaine, des entrées à l'heure ou au forfait, et des totaux qui se recalculent à chaque ligne. L'employé atteste, soumet, et la feuille se verrouille. Un adjoint peut aussi saisir au nom de quelqu'un d'autre.

Heures de début et de fin, ou forfait (journée de tournoi, camp de sélection)
Totaux par semaine et par quinzaine, calculés en direct
Attestation à la soumission, puis feuille verrouillée — plus de modification après coup
Saisie déléguée : « saisir au nom de » pour les employés sans compte actif

Paie & export bancaire

La quinzaine complète, sur un seul écran

Qui a soumis, qui est encore en brouillon, qui a été approuvé, qui est payé. Vous relancez les retardataires d'un bouton, et vous exportez le fichier de dépôt direct pour la banque. Le suivi des rappels vous dit qui a ouvert et qui a soumis.

Périodes de paie générées d'avance, sur la fréquence de votre choix
Rappels en lot ou individuels, avec suivi envoyé / ouvert / soumis
Export Desjardins (dépôt direct) et export CSV
Rouvrir une feuille avec un motif, quand une entrée manque

P14 · 13 au 26 juillet ⌄ Envoyer les rappels Export Desjardins

EmployéTotalTourn.Statut

Marc Lapointe13 h 301Soumise

Julie Bernard7 h 30—Brouillon

Sophie Renaud13 h 301Approuvée

David Nadeau13 h 301Payée

Rappels envoyés envoyés 6/6 · ouverts 4 · soumis 3

Marc L. · soumis Julie B. · ouvert David N. · envoyé

Les remboursements et la paie, sans tableur.